Secteur juridique
Chez Secrétariat Excellence, nous proposons un service de télésecrétariat sur-mesure, dédié aux cabinets d’avocats et aux professionnels du droit, en adaptant notre méthode de travail aux exigences spécifiques et à la rigueur de ce secteur. Formées pour répondre aux besoins variés des professionnels juridiques, nous assurons un soutien administratif complet, allégeant ainsi votre quotidien.
Nos services incluent la gestion des appels, avec un accueil courtois et professionnel pour le filtrage des appels, la prise de messages, et l’organisation de consultations. Nous comprenons la nature parfois urgente des demandes et nous nous assurons de transmettre rapidement les informations importantes, permettant une réactivité optimale.
Nous prenons également en charge la gestion des agendas, organisant les rendez-vous et ajustant les horaires en fonction de vos besoins et priorités, pour une organisation optimale de votre emploi du temps.
En matière de gestion des dossiers clients, nous assurons la mise à jour, l’organisation et le stockage sécurisé de toutes les informations nécessaires, en respectant les règles de confidentialité et les obligations légales. Nos services incluent également la dactylographie de documents juridiques pour une saisie rapide et précise, en toute confidentialité. De plus, pour les cabinets qui utilisent Kleos, nous intégrons cet outil dans notre gestion administrative, optimisant ainsi le suivi de vos dossiers.
Enfin, notre service de gestion de boîtes mail vous aide à traiter efficacement les échanges, en triant les messages, en répondant aux demandes de renseignements courants et en s’assurant que les informations clés sont transmises en temps réel.
Avec Secrétariat Excellence, vous bénéficiez d’un service professionnel et adaptable, permettant de réduire votre charge administrative tout en assurant un suivi rigoureux des tâches nécessaires à votre pratique juridique.
Gestion des appels
Notre service de gestion d’appels est conçu pour offrir un accueil téléphonique professionnel et personnalisé aux cabinets d’avocats, garantissant une organisation efficace et adaptée aux besoins spécifiques de chaque praticien. Nous assurons la prise de rendez-vous en fonction des spécialités de chaque avocat au sein du cabinet, en filtrant les demandes pour orienter chaque client vers le bon interlocuteur.
Si un appel concerne une demande qui sort du champ d’expertise du cabinet, nous redirigeons le client de manière courtoise et proactive vers un confrère ou une consœur compétent(e). Cette approche vous permet de maintenir un service de qualité tout en renforçant les relations avec d’autres professionnels du droit.
Grâce à cette gestion rigoureuse et ciblée des appels, nous facilitons la coordination entre les demandes et les spécialités de votre cabinet, améliorant ainsi la satisfaction client et la fluidité de votre pratique juridique.
Gestion de l'agenda
Notre service de gestion d’agenda est conçu pour optimiser l’organisation de vos rendez-vous, en prenant en compte les spécialités de chaque avocat et les besoins spécifiques des clients. Nous organisons et structurons votre emploi du temps en fonction de la nature des affaires, de l’urgence des dossiers et des préférences de chaque avocat, permettant ainsi une répartition judicieuse des rendez-vous.
Pour les demandes qui nécessitent une expertise hors des spécialités du cabinet, nous informons le client et le redirigeons, si nécessaire, vers un confrère ou une consœur qualifié(e). Nous assurons également les rappels de rendez-vous et la gestion des modifications d’agenda en temps réel, garantissant un planning fluide et une disponibilité optimale.
Grâce à cette organisation proactive et ciblée, nous contribuons à maximiser votre temps, à réduire les créneaux vides et à améliorer la qualité du suivi client, vous offrant ainsi une gestion de planning sans accroc et parfaitement adaptée à votre cabinet.
Gestion des dossiers clients
Notre service de gestion des dossiers clients est pensé pour garantir une organisation rigoureuse et sécurisée des informations juridiques. Nous assurons la mise à jour et l’organisation structurée de chaque dossier en fonction des besoins de votre cabinet, en respectant les normes de confidentialité et les obligations légales du secteur.
Pour les cabinets utilisant le logiciel Kleos, nous intégrons cet outil dans notre gestion quotidienne, permettant ainsi un accès facilité aux documents, un suivi précis des étapes de chaque dossier et une organisation optimale des pièces jointes et communications. Kleos nous permet également de centraliser toutes les informations clés en un seul endroit, assurant ainsi une traçabilité et une accessibilité immédiate pour chaque cas.
Grâce à cette approche professionnelle et à l’utilisation d’outils adaptés, nous vous offrons une gestion des dossiers structurée et réactive, facilitant le suivi des affaires et permettant à votre équipe de se concentrer pleinement sur l’essentiel : la défense de vos clients.
Dactylographie et gestion de la boîte mail
Notre service de dactylographie est spécialement adapté aux besoins des cabinets d’avocats, garantissant une saisie rapide et précise de documents juridiques tels que les actes, contrats et courriers. Habitués à travailler à partir de notes audio, nous transformons vos dictées en documents parfaitement rédigés et conformes aux standards juridiques, vous permettant de gagner un temps précieux et de vous concentrer sur les aspects stratégiques de vos dossiers.
En parallèle, notre gestion de la boîte mail assure un suivi rigoureux et rapide des échanges avec vos clients, partenaires et confrères. Nous trions les messages en fonction de leur priorité et répondons aux demandes urgentes en fonction de vos instructions. Nous sommes également habitués à rédiger ou répondre à des emails et courriers juridiques à partir de dictées audio, garantissant une communication professionnelle et réactive.
Grâce à ces services, vous bénéficiez d’une gestion administrative fluide et d’une prise en charge complète de vos correspondances et documents, tout en ayant l’assurance que chaque message est traité avec la rigueur et la précision requises dans le domaine juridique.